Thứ Tư, Tháng Tám 17, 2022
More

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    Nếu bạn đang làm việc hoặc sở hữu một công ty dù lớn hay nhỏ, phần mềm Outlook của Microsoft chắc chắn sẽ là một trong những công cụ không thể thiếu. Outlook mang đến nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như quản lý email, lịch, danh bạ,… Nhưng đó chưa phải là tất cả. Sau đây, Diều Hâu sẽ hướng dẫn bạn những thủ thuật giúp tận dụng triệt để Microsoft Outlook trên nền tảng web.

    1. Tính năng lọc email Focused Inbox

    Thủ thuật đầu tiên trong danh sách này là Focused Inbox, một trong những tính năng quan trọng mà Diều Hâu khuyên bạn nên sử dụng. Focused Inbox thường được kích hoạt theo mặc định mỗi khi chúng ta mở Outlook trên trình duyệt.

    Trong trường hợp tính năng này chưa được bật, bạn có thể kích hoạt Focused Inbox bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng (Settings) ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấn công tắc chuyển đổi tại mục “Focused Inbox”.

    Khi đó, Outlook sẽ lọc các thư mà chương trình cho là quan trọng nhất với người dùng. Bạn  có thể chuyển sang danh mục các email không quan trọng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào phần “Other (Khác)”.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    Tuy nhiên, đôi khi bạn vẫn phải tự lọc Inbox (Hộp thư đến) của mình bởi tính năng Focused Inbox không thể phân loại được toàn bộ email một cách chính xác. Trong trường hợp này, tính năng Filter (Lọc) sẽ là một giải pháp cho bạn.

    Để sử dụng, bạn chọn vào mục “Filter” ở góc trên cùng bên phải (tại cột những email đến). Bạn có thể lọc theo những email chưa đọc (Unread), đến tôi (To me), được gắn cờ (Flagged), đề cập (Mentions), tệp đính kèm (Attachments), sắp xếp (Sort) theo ngày, từ người gửi,…

    Thủ thuật outlook - filter

    2. Tính năng “Always move to Focused Inbox” và ”Always move to Other inbox”

    Như đã đề cập ở trên, tính năng Focused Inbox trong Outlook không hoạt động ổn định vì có thể chuyển những email quan trọng vào mục “Other (Khác)” và ngược lại. Để giải quyết tình trạng này, ngoài việc sử dụng tính năng Filter như đã đề cập, bạn cũng có thể sử dụng tính năng “Always move to Focused Inbox” và ”Always move to Other inbox”. Đây sẽ là cách để bạn chuyển những email từ một người gửi cụ thể vào mục “Focused” hoặc “Other”.

    Để sử dụng “Always move to Focused Inbox”, bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Other”. Sau đó, chọn vào mục “Move to” → chọn “Always move to Focused Inbox”. Khi đó, những email trong tương lai từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Focused”.

    Thủ thuật outlook

    Cách dùng của “Always move to Other inbox” cũng tương tự. Bạn chọn vào một email bất kỳ (từ một người gửi cụ thể) trong phần “Focused”. Sau đó, chọn vào mục “Move to” → chọn “Always move to Other Inbox”. Khi đó, những email về sau từ người gửi đó sẽ tự động hiển thị tại mục “Other”.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    3. Tính năng lên lịch gửi email

    Tính năng này cũng khá tương đồng với Gmail, Diều Hâu cũng đã có một bài viết về những thủ thuật để làm việc hiệu quả với Gmail tại đây. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Gmail thì đó là một bài viết hữu ích dành cho bạn.

    Quay trở lại với Outlook, để sử dụng tính năng lên lịch gửi email trong Outlook cũng rất đơn giản. Sau khi đã soạn thảo xong email của mình, bạn bấm vào biểu tượng mũi tên bên cạnh mục “Send” → chọn “Send later”. Cuối cùng, bạn chỉ cần định ngày và giờ mà mình muốn gửi.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    4. Sử dụng các phím tắt

    Bạn muốn tiết kiệm thời gian khi sử dụng Outlook? Tại sao không sử dụng một số phím tắt thay vì phải kéo chuột và nhấp chọn? Cũng giống như Word, Excel hay PowerPoint, Outlook trên nền tảng web có một số phím tắt cho những chức năng mà người dùng hay sử dụng. Với những phím tắt này, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và có thể hoàn thành thêm một số công việc khác trong ngày.

    Một số phím tắt thông dụng thường được nhiều người sử dụng:

    • N: Tạo thư hoặc sự kiện lịch mới
    • Ctrl + R hoặc R: Trả lời thư email
    • Ctrl + Enter: Gửi thư email
    • Ctrl + B: Áp dụng định dạng in đậm cho văn bản
    • Ctrl + I: Áp dụng định dạng nghiên cho văn bản
    • Ctrl + U: Gạch chân văn bản
    • Shift + Delete: Xóa vĩnh viễn thư hoặc mục được chọn

    Để biết được toàn bộ phím tắt của Outlook trên nền tảng web, bạn xem hướng dẫn do Microsoft thực hiện tại đây.

    5. Tính năng chuyển đổi ngôn ngữ

    Đây chắc chắn là tính năng dành cho những ai không quá rành tiếng Anh. Để có thể chuyển đổi toàn bộ giao diện của Outlook sang tiếng Việt hay các ngôn ngữ khác, bạn truy cập vào biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings). Trên thanh tìm kiếm, bạn gõ “Language” và sau đó chọn vào “Language and region (Ngôn ngữ và vùng)”. Cuối cùng, bạn chọn tiếng Việt hoặc ngôn ngữ mình muốn và bấm “Save” ở góc dưới bên phải.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    6. Tính năng tìm kiếm (Search)

    Nếu là người mới sử dụng Outlook, đôi lúc bạn sẽ bị nhầm lẫn giữa các mục hoặc không hiểu cách thay đổi cài đặt liên quan đến hộp thư đến, đọc tin nhắn, gửi tin nhắn,… Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng bởi công cụ tìm kiếm (Search) sẵn sàng hỗ trợ bạn.

    Từ biểu tượng bánh răng cài đặt (Settings) ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ thấy thanh công cụ tìm kiếm (Search). Bằng cách tìm kiếm các từ khóa liên quan tại mục Search này, bạn có thể giải quyết được những vấn đề mà mình đang gặp phải với Outlook. Bạn cũng có thể nhấp vào mục “View all Outlook settings” tại vị trí dưới cùng để xem tất cả các cài đặt của Outlook.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    7. Tính năng tạo chữ ký

    Việc tạo chữ ký mang đến cho email của bạn một dấu ấn cá nhân.

    Để thiết lập chữ ký trong email, hãy chuyển đến menu cài đặt, gõ “Chữ ký” trong thanh Tìm kiếm (Search). Sau đó, bạn chọn vào mục “Chữ ký email” và từ đây bạn có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào email của mình. Bạn có thể chọn đưa chữ ký vào các email mới hoặc các email mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên webCác thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên webCác thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    8. Tính năng tự động gửi thư phản hồi (Automatic replies)

    Cuối cùng trong danh sách thủ thuật hôm nay là tính năng tự động gửi thư phản hồi. Để sử dụng chức năng này, bạn vào Cài đặt, gõ “Trả lời” trên thanh tìm kiếm, rồi bấm vào mục “Trả lời tự động”. Tại giao diện “Trả lời tự động”, bạn bật tính năng này lên tại mục “Automatic replies on”.

    Bạn cũng có thể thiết lập để Outlook tự động gửi email phản hồi trong khoảng thời gian nhất định với nội dung do bạn soạn sẵn và bấm Lưu.

    Các thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên webCác thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web

    Ngoài ra, còn có 3 mục mà chúng ta cần chú ý đó là:

    • Block my calendar for this period: Chặn tính năng lịch trong khoảng thời gian nhất định.
    • Automatically decline new invitations for events that occur during this period: Tự động từ chối những lời mời sự kiện trong khoảng thời gian nhất định.
    • Decline and cancel my meetings during this period: Từ chối các cuộc họp trong khoảng thời gian nhất định.

    Tổng hợp phương pháp sao lưu dữ liệu an toàn trên máy tính

    Và vừa rồi là một vài thủ thuật tận dụng triệt để công cụ Microsoft Outlook trên nền tảng web. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hoàn thành được những công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.

    0/5 (0 Reviews)
    Bài viết liên quan

    LEAVE A REPLY

    Please enter your comment!
    Please enter your name here

    Bài viết mới nhất

    3 Ý TƯỞNG KINH DOANH NHỎ TẠI NHÀ HIỆU QUẢ

    Bạn muốn trải nghiệm những điều tuyệt vời từ nghề kinh doanh? Bạn muốn được thử sức khám phá bản thân với lĩnh vực mới? Nhưng bạn lo lắng vì không có vốn hay vốn ít? Đừng lo lắng vì bài viết hôm nay FuniMart sẽ chỉ cho bạn 3 ý tưởng kinh doanh nhỏ mà bạn có thể thực hiện ngay tại nhà.

    Hướng dẫn chốt đơn trên Tiki, Lazada để không bị tính điểm phạt

    Bán hàng trên Tiki, Lazada thường sẽ bị tính điểm phạt do xử lý đơn lâu, chưa giao hàng, shipper lấy hàng thất bại, … Vậy làm sao để xử lý đơn an toàn và hiệu quả, hãy cùng Funi tìm hiểu nhé

    Các bước kinh doanh online hiệu quả cho người mới bắt đầu

    Bắt đầu kinh doanh online thường không dễ dàng gì. Bạn muốn kinh doanh online nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Bạn không biết bán hàng hay lựa chọn mặt hàng bán để có lời. Hay bạn cần học hỏi kinh nghiệm và phát triển kinh doanh đa kênh mà vốn lại ít. Những câu hỏi này, là vấn đề rất quan trọng cho những người mới chập chững bước vào. Ngay dưới đây, hãy cùng Blog FuniMart giải quyết một cách nhanh chóng mà đơn giản để có thể cho mình một hành trang vững chắc nhé!

    Kiếm Tiền online

    TOP 3 CÁCH KIẾM THÊM THU NHẬP TẠI NHÀ 2022

    Kiếm thêm thu nhập tại nhà đang là xu hướng được rất nhiều người quan tâm và lựa chọn. Công việc phù hợp với sinh viên, các mẹ bỉm sữa có nhiều thời gian rảnh muốn kiếm thêm thu nhập. Thậm chí cả dân văn phòng cũng muốn tranh thủ làm thêm tại nhà buổi tối, vào thời gian rảnh, chỉ cần chăm chỉ là các bạn có thể kiếm vài trăm mỗi ngày chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh.

    sàn Attlas Exchange

    Sàn Attlas Exchange là gì hướng dẫn đăng ký nhận 25k VNDC

    0
    Trong bối cảnh có rất nhiều dự án mới xuất hiện và khẳng định vị thế trong thị trường tiền mã hoá Việt Nam,...
    hotbit lừa đảo

    sàn hotbit lừa đảo không ? Thông báo bảo trì khẩn của sàn

    0
    sàn hotbit lừa đảo chúng ta trong thời mấy ngày qua các nhà đầu tư đang lắm dự nhiều coin trên sàn hotbit rất...
    coin98 waillet

    Coin98 wallet là gì ? Hướng dẫn sử dụng ví coin98

    0
    coin98 waillet ứng dụng gio người việt phát triển đã tạo gia được nhiều đột phá trong thị trường tiền điện tử nói chung...
    coinsbit

    Hướng dẫn nhận 200 $ khi đăng ký xác minh tài khoản coinsbit.in 2021

    0
    Coinsbit.in là Sàn giao dịch tiền điện tử từng đoạt giải thưởng lớn nhất châu Âu, hiện đã có mặt tại Ấn Độ! Sàn giao...

    Recent Comments

    OutlookCác thủ thuật để tận dụng triệt để Outlook trên web